Adatvédelmi szabályzat

Adatvédelmi Tájékoztató a Kodolányi János Egyetem Nyelvvizsgaközpontja nyelvvizsgáztatással kapcsolatos adatkezeléseiről

Jogszabályi háttér

A Kodolányi János Egyetem Nyelvvizsgaközpontja (KJE Nyelvvizsgaközpont) nyelvvizsgáztatás-szolgáltatást nyújt a jelentkezők számára. A nyelvvizsga letételének részletes feltételeit az idegennyelv-tudást igazoló államilag elismert nyelvvizsgáztatásról és a külföldön kiállított, idegennyelv-tudást igazoló nyelvvizsga- bizonyítványok Magyarországon történő honosításáról szóló 137/2008. (V. 16.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm.rend.), valamint a Nyelvvizsgaközpont - Oktatási Hivatal Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központja (továbbiakban OH NYAK) által akkreditált - vizsgaszabályzata határozza meg.

A KJE Nyelvvizsgaközpont adatvédelmi tájékoztatója - a Kodolányi János Egyetem Adatvédelmi Szabályzatával összhangban - az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: Infotv.) 20. § alapján a nyelvvizsgáztatással kapcsolatos adatkezeléseinek feltételeiről nyújt tájékoztatást.

Adatkezelők, adatfeldolgozók

A nyelvvizsgáztatással kapcsolatos személyes adatok adatkezelője a Kodolányi János Egyetem (5900 Orosháza, Gyopárosi u. 3/f OM azonosító: FI29432), amely ezen adatkezelést a KJE Nyelvvizsgaközpont (továbbiakban: Vizsgaközpont) útján látja el. A Vizsgaközpont nyelvvizsgáztatásra jogosító akkreditációs azonosítója: AK- XXII/1/2003 (társalKODÓ - általános nyelvvizsga, AK-XXII/8/2006 (gazdálKODÓ - gazdasági szaknyelvi vizsga)

A nyelvvizsga tényleges lebonyolítása a Vizsgaközpontban vagy a Vizsgaközponttal szerződéses viszonyban álló Vizsgahelyeken történik, amelyek adatfeldolgozóként működnek közre.

A vizsgahelyek (adatfeldolgozók) listája: http://www.nyak.hu/hol/detail.asp?strUid=AAAAAE

A vizsgát a vizsgaközponttal munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló más jogviszonyban álló értékelők értékelik. Utóbbi esetben az értékelők, mint adatfeldolgozók működnek közre.

Az adatfeldolgozók az adatkezelést érintő érdemi döntést nem hozhatnak, a tudomásukra jutott személyes adatokat kizárólag az adatkezelő rendelkezései szerint dolgozhatják fel, saját célra adatfeldolgozást nem végezhetnek. A Vizsgahelyek kizárólag a náluk vizsgázó érintettek személyes adataihoz, az értékelők kizárólag az általuk értékelt dolgozatokhoz férnek hozzá, és csak azon adatokhoz, amelyek a feladataik ellátásához szükségesek. Az adatokat kötelesek bizalmasan - az adatkezelő által adott utasításoknak megfelelően - kezelni.

Az adatkezelés jogalapja

A jelentkezési lap aláírásával a jelentkező igazolja, hogy a Nyelvvizsgaközpont vizsgaszabályzatában valamint Adatkezelési Tájékoztatójában foglaltakat elolvasta, elfogadja, és az adatkezelési tájékoztatóban foglalt adatkezelésekhez hozzájárul. E tényre a jelentkezési lap a jelentkező figyelmét felhívja. Az adatkezelés az érintett jelentkezéssel megadott egyértelmű és önkéntes hozzájárulásán alapul (Infotv. 5. § (1) a); 8. § (1) a)). A nyelvvizsgáztatás-szolgáltatás nyújtásával kapcsolatban emellett több, egyrészt a Korm.rendeletben, másrészt az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet 3. § j) pont, 5. § és 20 § alapján fennálló - e tájékoztatóban részletezett - jogi kötelezettségnek is meg kell felelni, így az adatkezelésre az Infotv. 6. § (5) bekezdésében foglaltak alapján is sor kerül az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából.

A jelentkezés során megadott személyes adatok kezelésének feltételei

A nyelvvizsgára történő jelentkezés papíralapú vagy online jelentkezési űrlap kitöltésével történik, amelynek keretében a leendő vizsgázó megadja az alábbi adatokat:

•         Személyazonosító adatait (név, születési név, születési hely, idő), mely adatok kezelésének célja az érintett egyértelmű azonosítása, valamint a Korm. rend. 4. § (4) bekezdése és az 5. § (2a) bekezdése alapján a nyelvvizsga-anyakönyv kitöltése;

•         A választott nyelvvizsgával kapcsolatos adatokat (vizsganyelv, vizsgahely, vizsgaszint, vizsga típusa, dátuma), amely adatok kezelésének célja a nyelvvizsga lebonyolításának biztosítása; valamint a Korm. rend. 4. § (4) bekezdése és az 5. § (2a) bekezdése alapján a nyelvvizsga- anyakönyv kitöltése;

•         A levelezési címét, e-mail címét és telefonszámát a hivatalos iratok kézbesítése, valamint a vizsga lebonyolításához szükséges - gyakran gyors kapcsolatfelvételt igénylő - kapcsolattartás céljából;

•         A nemét, mely adat az Oktatási Hivatal felé történő kötelező (statisztikai célú) adatszolgáltatást célozza.

A nyelvvizsga során keletkezett személyes adatok kezelésének feltételei

A nyelvvizsga során az érintett által megadott adatokon kívül további személyes adatok jönnek létre:

•          A szóbeli vizsgáról hangfelvétel készül, melyhez a vizsgázó a jelentkezése részeként megtett előzetes beleegyezése szükséges. A hangfelvétel készítésének célja, hogy szükség esetén az újraértékelésre jogosultsággal rendelkező vizsgáztató bizottság tájékozódhasson, ezért a hangfelvételt megismerni kizárólag az eljáró, újraértékelést végző bizottság jogosult. A hangfelvétel készítésének másodlagos célja, hogy a Vizsgaközpont vizsgáztatóinak szakmai tevékenységét felügyelő szakhatóság vizsgálati eljárása során abból tájékozódhasson a szakmai munkáról, ezért ennek során a hangfelvétel megismerésére a szakhatóság kirendelt ellenőre, illetve a Vizsgaközpont illetékes vezetője jogosult. A Vizsgaközpont tájékoztatja a vizsgázót, hogy a hangfelvétel a vizsgán megszólaló valamennyi személy hanganyagát tartalmazza, ennek megfelelően a személyes adatok védelme érdekében a fent írtaktól eltérő személyeknek (beleértve a vizsgán résztvevőket is) nem kiadható. Ezt a tényt a vizsgázó a jelen tájékoztatás aláírásával elfogadja és tudomásul veszi.

•         Az írásbeli vizsga keretében elkészített és beadott válaszlapok, amely dokumentumok kezelésének célja a vizsga eredményének megállapítása, valamint a Korm. rend. 4. § (4) bekezdése és az 5. § (2a) bekezdése alapján a nyelvvizsga- anyakönyv kitöltése. Az értékelők az értékelés befejezése után a válasz és feladatlapokat haladéktalanul visszaküldik a Vizsgaközpontba. A javítást az értékelők olyan módon végzik el, hogy annak során a vizsgázó személyével ne legyenek tisztában és a vizsgaeljárás teljes szakaszában ugyancsak biztosítani kell, hogy az értékelő személyes adataihoz történő hozzáférés a vizsgázó számára ne legyen lehetséges.

•         A vizsga értékelése, eredménye, a vizsgarészenként elért pontok és a vizsgán elért pontszám az elérhető összpontszám százalékában kifejezve, mely adatkezelés célja a Korm. rend. 4. § (4) bekezdése és az 5. § (2a) bekezdése alapján a nyelvvizsga- anyakönyv kitöltése.

•         A bizonyítvány száma, mely adat kezelésének célja a Korm. rend. 4. § (4) bekezdése és az 5. § (2a) bekezdése alapján a nyelvvizsga-anyakönyv kitöltése.

Az adatkezelés időtartama

Az adatkezelés az érintett hozzájárulásának visszavonásáig, illetve a jogi kötelezettségek teljesítéséig tart. A szóbeli vizsgán készült hangfelvételek és az írásbeli dolgozatok megőrzési ideje - a Kormány Rendelet és az Oktatási Hivatal Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központja által közzétett Akkreditációs Kézikönyv alapján - 3 év.

Az adatok megismerhetősége

A személyes adatokat az adatkezelő erre feljogosított munkatársai, valamint a feladataik ellátásának körében az adatfeldolgozók ismerhetik meg. A személyes adatokat megismerő személyek mindegyike titoktartási nyilatkozatot ír alá. A személyes adatok - jogi kötelezettség teljesítése érdekében -a felügyeleti feladatokat ellátó Oktatási Hivatal számára továbbíthatók. Az adatkezelő emellett kizárólag esetleges jogszabályi kötelezettség alapján továbbít személyes adatokat más szerv vagy személy részére.

Érintettek jogai és jogorvoslati lehetőségei

Az érintett az Infotv. 14-15. §-ai alapján bármikor tájékoztatást kérhet a személyes adatait érintő adatkezelés körülményeiről. A tájékoztatás iránti igényét írásban a Vizsgaközpont postacímére eljutatott, valamint elektronikus úton küldött kérelemmel kezdeményezheti. Amennyiben a tájékoztatás személyes adatokat is érint, biztosítani kell, hogy ahhoz kizárólag az érintett férjen hozzá. Az érintett az Infotv. alapján kérheti a valóságnak nem megfelelő (téves, pontatlan vagy hiányos) személyes adatainak helyesbítését. Az érintett hozzájárulásával kezelt adatok tekintetében az érintett kérheti a személyes adatainak törlését. A személyes adat nem törölhető, ha annak kezelésére az Infotv. 6. § (5) pontja alapján a Vizsgahelyre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából kerül sor. Az érintettet e tényről tájékoztatni kell. Az érintett ez esetben élhet az Infotv. 21. §-ban foglalt tiltakozás jogával, melyet az adatkezelő a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn, de legfeljebb 15 napon belül megvizsgál, annak megalapozottsága kérdésében döntést hoz, és döntéséről a kérelmezőt írásban tájékoztatja.

A személyes adatokat emellett törölni kell, ha

•         kezelésük jogellenes;

•         azok hiányosak vagy tévesek - és ez az állapot jogszerűen nem orvosolható, feltéve, hogy a törlést törvény nem zárja ki;

•         az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt;

•         azt a bíróság vagy a Hatóság elrendelte.

A helyesbítés, törlés vagy tiltakozás iránti igény - az érintett egyértelmű személyazonosítása mellett- személyesen vagy írásban kezdeményezhető. A helyesbítést és az adatok törlését az adatkezelő 15 napon belül elvégzi. Amennyiben a személyes adatok kezelésével kapcsolatban jogsérelem következett be, vagy annak közvetlen veszélye fennáll, az érintett a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH) bejelentéssel vizsgálatot kezdeményezhet. Az érintett a tájékoztatási, helyesbítési, törlési vagy tiltakozási jogának megsértése esetén bírósághoz fordulhat. Amennyiben a személyes adatok jogellenes kezelésével az adatkezelő az érintettnek kárt okoz vagy a személyiségi jogait megsérti, az érintett kártérítést, illetve sérelemdíjat követelhet.

A vizsgázó a Vizsgaszabályzat és annak részeként az Adatvédelmi tájékoztató elfogadásával a fentieket tudomásul veszi.